Wymogi prawne strony internetowej – co muszę mieć na stronie www, żeby była zgodna z prawem?

9 lutego 2021

W tym wpisie postaram się opowiedzieć o najważniejszych kwestiach, o których musisz pamiętać, żeby mieć dostosowaną do przepisów stronę www – w skrócie, jakie są wymogi prawne strony internetowej. Jeśli od czytania wolisz słuchanie lub oglądanie, zachęcam Cię do włączenia mojego filmu. Poruszam w nim nieco szerzej opisane poniżej zagadnienia.

Polityka prywatności  

Zaczniemy od wymogów wynikających z przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. 

Ogólnie rzecz ujmując, RODO zobowiązuje nas do informowania osób, których dane dotyczą, o szczegółach dotyczących przetwarzania ich danych osobowych. Administrator danych (czyli zazwyczaj właściciel danej strony internetowej) powinien poinformować osoby, które odwiedzają jego stronę internetową, o tym, że:

• przetwarza ich dane osobowe, jak również
• przekazać szczegółowe informacje wskazane w art. 13 RODO. 

Wymogi prawne strony internetowej związane z ochroną danych osobowych zwykle spełniamy w polityce prywatności. Nie ma przeszkód, aby ten dokument nazwać inaczej, np. informacja o przetwarzaniu danych osobowych.

Polityka prywatności powinna zawierać wszystkie informacje związane z przetwarzaniem danych osobowych na stronie internetowej.

Przykład: przechowywanie logów dotyczących odwiedzania strony internetowej przez użytkowników.

Jeśli na stronie jest formularz kontaktowy, to należy poinformować również o przetwarzaniu danych osób korzystającego z tego formularza. Jeżeli na witrynie jest sklep intenetowy, wówczas polityka prywatności powinna zawierać informacje o przetwarzaniu danych w związku z korzystaniem z platformy e-commerce.  

Nie każdy wyodrębnia politykę prywatności, zwłaszcza jeśli ma również regulamin. Moim zdaniem, dla większej czytelności warto te dokumenty oddzielić.

Informacje o plikach cookie 

Wymogi prawne strony internetowej obejmują też informowanie użytkowników o korzystaniu z plików cookie na stronie internetowej. Zasadą jest, że przechowywanie takich plików wymaga odrębnej zgody. Wyjątkiem są tzw. funkcjonalne pliki cookie, które są wymagane do korzystania ze wszystkich funkcjonalności strony internetowej, np. do wyświetlania jej treści. Nie wymagają one osobnej zgody. Mogą być włączane i przechowywane na urządzeniu użytkownika automatycznie. 

Jeśli chodzi o inne rodzaje plików cookie, które są wykorzystywane do innych celów, np.:

• funkcjonalne,
• analityczne,
• marketingowe,
• społecznościowe,

każda z tych grup plików cookie wymaga uzyskania oddzielnej zgody na ich wykorzystanie.

Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną – znany również jako warunki świadczenia usług 

Uwaga, ten dokument nie zawsze i nie dla wszystkich jest obowiązkowy. Powinniśmy go sworzyć, gdy za pomocą strony internetowej oferujemy świadczenie pewnych usług lub sprzedaż towarów za wynagrodzeniem.

Przykład: odwiedzający może zamawiać produkty i płacić pewną kwotę pieniędzy za te produkty.

Wobec tego wymogi prawne strony internetowej obejmują też niekiedy regulamin, który zwykle będzie konieczny dla osób prowadzących e-sklepy. 

Co powinno znaleźć się w regulaminie? Szczegółowy opis świadczenia usług, a także sporo informacji, które możemy znaleźć w różnych ustawach.  Jeśli ten temat Cię interesuje, serdecznie zapraszam Cię do obejrzenia mojego filmu o regulaminie sklepu internetowego. Mówię w nim o 10, w mojej ocenie najważniejszych, zasadach odnoszących się do takiego regulaminu – znajdziesz go tutaj.

Informacje o podmiocie będącym właścicielem strony internetowej   

Przedsiębiorca oferujący towary lub usługi w sprzedaży bezpośredniej lub sprzedaży na odległość za pośrednictwem środków masowego przekazu, sieci teleinformatycznych lub druków bezadresowych umieszcza w ofercie co najmniej swoją firmę, numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz siedzibę albo adres. 

Jeśli chodzi o spółki, to spółka komandytowo-akcyjna i spółka akcyjna na stronie internetowej muszą podać:

• firmę spółki, jej siedzibę i adres;  
• oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru;  
• numer identyfikacji podatkowej (NIP);  
• wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego.  

Spółka z o.o. podaje to samo, zmiana dotyczy wyłącznie ostatniego punktu. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością będzie to: wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy  wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione. 

PSA (prosta spółka akcyjna), którą będzie można założyć od 1.03.2021 powinna podać na stronie internetowej te dane oraz zamiastostatniego punktu – wysokość kapitału akcyjnego.  

Informacje te możemy opublikować na podstronie „kontakt”. 

Wersje językowe

Jeśli planujesz stworzyć swoją stronę internetową w różnych wersjach językowych i świadczyć swoje usługi również na innych rynkach, np. w Niemczech, powinieneś przygotować swoją stronę również w języku właściwym dla tej grupy klientów. Dotyczy to zwłaszcza polityki prywatności i regulaminu. 

Co z newsletterem? 

Jeśli za pomocą strony internetowej zamierzasz zbierać zgody na wysyłanie newslettera, wówczas ma to wpływ na inne dokumenty na stronie, zwłaszcza na politykę prywatności, w której musisz opisać kwestię przetwarzania danych w związku z wysyłką newslettera. 

Jak zbierać samą zgodę na wysyłkę newslettera? W moim przekonaniu najlepszą metodą jest double opt-in, polegająca na tym, że użytkownik podaje swój adres e-mail, następnie otrzymuje do swojej skrzynki link aktywacyjny i po jego kliknięciu trafia do bazy mailingowej.  

Jeżeli masz jakieś pytania, nie wahaj się z nami skontaktować. Możesz napisać do nas wiadomość na kontakt@bytelaw.pl albo skorzystać z formularza kontaktowego na naszej stronie internetowej.

Pamiętaj proszę, że treści przedstawione w filmie lub artykule/notatce nie stanowią porady ani opinii prawnej, a wyłącznie subiektywną opinię autora na temat prezentowanych treści.