Rejestr czynności przetwarzania zgodny z RODO – wszystko, co musisz o nim wiedzieć

22 stycznia 2025

Jednym z fundamentalnych wymogów wynikających z przepisów RODO jest obowiązek prowadzenia rejestru czynności przetwarzania. To dokument (najczęściej w formie tabelki), w którym wskazujemy jakie operacje na danych przeprowadzane są w organizacji.

W tym artykule opiszemy czym dokładnie jest rejestr czynności przetwarzania, jakie informacje powinien zawierać oraz jakie obowiązki ciążą na administratorach danych w związku z koniecznością jego prowadzenia. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak skutecznie spełniać obowiązek wynikający z RODO, dotyczący prowadzenia takiego rejestru czynności przetwarzania i uniknąć potencjalnych sankcji, zapraszamy do lektury.

Kiedy posiadanie rejestru czynności przetwarzania jest wymagane?

Zgodnie z przepisami, rejestr czynności przetwarzania jest wymagany przede wszystkim od tych organizacji, które:

• Zatrudniają powyżej 250 osób
• Podmioty które zatrudniają poniżej 250 osób, w sytuacji gdy operacje na danych, które realizują:
  • Mogą powodować ryzyko naruszenia praw osób
  • Nie mają charakteru sporadycznego lub
  • Dotyczą szczególnych kategorii danych osobowych

To oznacza, że praktycznie każdy administrator musi prowadzić rejestr czynności przetwarzania – trudno bowiem jest znaleźć organizację, która przetwarza dane osobowe jedynie sporadycznie albo robi to w sposób, który nie może powodować ryzyka naruszenia praw osób. Wystarczy więc, że przetwarzamy dane osobowe kilku klientów albo choćby jednego pracownika i w konsekwencji musimy prowadzić rejestr czynności przetwarzania.

Kto powinien tworzyć rejestr czynności przetwarzania?

Obowiązek tworzenia rejestru czynności przetwarzania danych spoczywa na administratorze danych. Jest to podmiot, który decyduje o celach i środkach przetwarzania danych.

Innymi słowy, jeżeli organizacja (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, jednoosobowy przedsiębiorca albo np. fundacja) podejmuje decyzję o tym, że będzie przetwarzała jakieś dane osobowe, to powinna ona uwzględnić tę kwestię w rejestrze czynności przetwarzania.

Podmiot przetwarzający dane w imieniu administratora nie musi zamieszczać informacji o przetwarzaniu danych będących przedmiotem powierzenia – od tego jest inny dokument, nazywany rejestrem kategorii czynności przetwarzania.

Co powinno znaleźć się w rejestrze czynności przetwarzania?

Rejestr czynności przetwarzania to dokument, w którym musimy szczegółowo opisać wszystkie operacje związane z przetwarzaniem danych.

To oznacza, że w rejestrze powinny znaleźć się informacje dotyczące:

• danych identyfikacyjnych administratora – imienia i nazwiska lub nazwy organizacji,
• danych kontaktowych administratora (np. adresu do korespondencji, adresu e-mail, numeru telefonu)
• danych identyfikacyjnych i kontaktowych wszelkich współadministratorów, o ile tacy istnieją,
• danych identyfikacyjnych przedstawiciela administratora oraz inspektora ochrony danych – o ile takie osoby zostały wyznaczone.
• celów przetwarzania danych osobowych (np. przetwarzania danych na potrzeby prowadzenia rekrutacji, zgłaszania pracowników do ZUS, wysyłania newslettera itp),
• kategorii osób, których dane dotyczą (np. pracowników, klientów),
• kategorii danych osobowych, które są przetwarzane w ramach każdego z celów (np. imion, nazwisk, adresów e-mail),
• kategorii odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w tym odbiorców w państwach trzecich lub w organizacjach międzynarodowych (dotyczy to również np. dostawców usług chmurowych, którzy mogą przechowywać dane osobowe),
• przekazania danych osobowych do państwa trzeciego (poza Europejski Obszar Gospodarczy) lub organizacji międzynarodowej, w tym nazwa tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej – oczywiście dotyczy to przypadku, w którym do takich przekazań faktycznie dochodzi,
• planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych – jeżeli jest możliwe ich wskazanie,
• ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, których wdrożenie jest wymagane przez przepisy RODO – jeżeli zamieszczenie takiego opisu jest możliwe.

W praktyce rejestry czynności przetwarzania tworzone są w Polsce zgodnie z wzorem opublikowanym na stronie internetowej Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Krok po kroku: Jak opracować i aktualizować rejestr czynności przetwarzania?

W praktyce tworzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych odbywa się w kilku krokach:

Wyznaczenie osób odpowiedzialnych	Pierwszym krokiem jest wyznaczenie osób odpowiedzialnych za tworzenie rejestru – często są to osoby odpowiedzialne za zapewnienie organizacji zgodności z RODO. Zwracamy tu uwagę na to, że rejestr czynności przetwarzania nie powinien być tworzony przez Inspektora Ochrony Danych – ten bowiem pełni przede wszystkim funkcję nadzorczą i doradczą w zakresie ochrony danych osobowych, a nie wykonawczą w sensie bezpośredniego tworzenia dokumentacji.
Zidentyfikowanie procesów	Drugim etapem tworzenia rejestru czynności przetwarzania zidentyfikowanie wszystkich procesów przetwarzania danych, jakie zachodzą w organizacji. Obejmuje on analizę, jakie dane są zbierane, w jakim celu są przetwarzane, a także jakie są podstawy prawne tych działań. Ważne jest również ustalenie, czy dane są przekazywane innym podmiotom.
Opisanie procesów związanych z przetwarzaniem danych w rejestrze	Kiedy już wszystkie informacje zostały zebrane, należy je spisać w odpowiedniej formie, która będzie zgodna z wymaganiami RODO. Rejestr czynności przetwarzania powinien zawierać szczegółowy opis każdego procesu, w tym informacje o kategoriach danych, odbiorcach, a także o okresie przechowywania danych.
Aktualizowanie rejestru	Bardzo ważnym elementem działań związanych z prowadzeniem rejestru czynności przetwarzania jest jego aktualizowanie. W miarę rozwoju organizacji mogą pojawiać się nowe procesy przetwarzania lub zmiany w już istniejących. Dlatego ważne jest, aby każda zmiana była odnotowywana w rejestrze. Regularne przeglądanie i aktualizowanie dokumentu pozwala na bieżąco monitorować, czy wszystkie działania są zgodne z przepisami prawa oraz czy nie wystąpiły żadne nieprawidłowości.

Tworzenie rejestru czynności przetwarzania może być zadaniem wymagającym współpracy między różnymi działami w organizacji, takimi jak IT, compliance, HR czy obsługa klienta.

Kluczowe jest, aby osoby odpowiedzialne za jego prowadzenie były dobrze zaznajomione z rodzajami przetwarzanych danych oraz celami, jakie za tym stoją. Innymi słowy, osoba, która jest odpowiedzialna za tworzenie rejestru, musi posiadać obraz działalności całej organizacji. Tylko w ten sposób możliwe jest stworzenie adekwatnego i pełnego rejestru, który w rzetelny sposób dokumentuje działania organizacji w obszarze przetwarzania danych osobowych.

Podsumowanie

W praktyce większość administratorów traktuje rejestr czynności przetwarzania jako jeden z wielu formalnych obowiązków, których spełnienie jest wymagane przez przepisy RODO. W większości przypadków nie widzą oni praktycznej korzyści ze stworzenia takiego dokumentu, oprócz spełnienia wymogów RODO. Rozumiemy takie podejście.

Niemniej jednak zauważamy, że rejestr czynności przetwarzania to dokument, który może być przydatny nie tylko na wypadek kontroli zgodności z RODO – można bowiem wykorzystać go jako istotne narzędzie ułatwiające zarządzania procesami związanymi z przetwarzaniem danych osobowych w organizacji. Rejestr pozwala bowiem na:

• udokumentowanie procesów przetwarzania danych,
• przejrzystość procesów związanych z danymi osobowymi
• łatwa identyfikacja potencjalnych procesów, które mogą naruszać przepisy RODO.

Innymi słowy, rejestr czynności przetwarzania to mapa procesów, które w organizacji związane są z przetwarzaniem danych osobowych. Dokument ten umożliwia nie tylko spełnienie wymogów prawnych, ale pozwala również zapewnić transparentność i przejrzystość działań związanych z przetwarzaniem danych osobowych.